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Recruteurs : pourquoi il faut répondre à TOUS les candidats !

recrNotre série « Tribunes RH »  propose aux experts des questions RH et aux acteurs du recrutement et de l’emploi de prendre la parole sur Mode(s) d’Emploi. Cette semaine, Liselotte Huguenin-Bergenat, DRH de RegionsJob, aborde avec nous un sujet qui cristallise les tensions entre chercheurs d’emploi et recruteurs : la réponse (ou non-réponse) faite à leurs candidatures.

On parle de plus en plus de digitalisation, de robotisation et d’automatisation du recrutement. Les recruteurs souhaitent toutefois garder de l’humain dans les processus de sélection des futurs collaborateurs. Et si cette « humanité » commençait déjà par la nécessaire réponse adressée à TOUTES les personnes qui postulent dans nos entreprises ? C’est ma conviction : faire preuve d’empathie est une nécessité quand on répond à des personnes qui proposent de consacrer une partie importante de leur vie à travailler avec nous.

L’empathie, pour ne pas laisser d’espoirs sans réponse

Nous travaillons dans le recrutement, mais nous avons tous été candidat, et nous le redeviendrons probablement un jour. Quand ce sera le cas, nous prendrons du temps pour choisir les offres auxquelles nous répondrons, nous renseigner sur les entreprises qui les émettent, travailler notre CV, possiblement avoir un vrai coup de cœur et nous projeter à un poste en particulier. Nous en aurons peut-être parlé autour de nous, à nos amis, à notre famille, en vantant les mérites de cette entreprise. Face à cet espoir, qu’est-ce qui pourrait arriver de pire ? Ne jamais avoir de réponse.

Certes, les candidats sont nombreux à postuler à la volée, sans prendre soin de se renseigner sur les sociétés qui se cachent derrière les offres. Certes, ils ne se projettent pas tous et ne nourrissent pas tous cet espoir. Mais c’est le cas d’une partie de ceux qui répondent aux offres d’emploi, et ce sont eux qui sont importants. Je ne voudrais pas que leur attente reste sans réponse et que leur vision de l’entreprise qu’ils ont un temps désiré rejoindre se dégrade, même si la réponse est négative.

À lire également :
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La réponse, une question de ressenti

Une étude publiée par RegionsJob en 2016 indiquait un écart intéressant entre la perception des recruteurs et celle des candidats sur la réponse envoyée quand une personne n’est pas retenue pour un poste. Côté candidats, seuls 26 % déclarent recevoir une réponse parfois ou généralement, 38% rarement, 36 % jamais. Et ils en sont très mécontents, puisque 88 % estiment que c’est un manque de respect. Pourtant, du côté des recruteurs, moins de 4 % disent ne pas envoyer de réponse, les deux tiers le faisant systématiquement. Pourquoi cette différence de perception ?

« Il est impossible de personnaliser à 100 % chaque réponse quand on reçoit plusieurs milliers de candidatures par an »

Avec mon équipe, nous répondons systématiquement aux personnes qui postulent à nos offres. Pourtant, par expérience, je suis persuadée qu’au moins 50% estiment ne pas avoir eu de réponse. Dans la réponse apportée, il y a bien sûr un cadre type, repris dans chaque réponse. Il est impossible de personnaliser à 100 % chaque réponse quand on reçoit plusieurs milliers de candidatures par an.

Toute une partie est en revanche personnalisée et motivée : pourquoi le profil ne correspond pas, en quoi le parcours diffère de ce qui est attendu… L’idée est d’expliquer de manière objective pourquoi nous ne pourrons pas leur donner leur chance en entretien. Et on en profite pour leur tendre une perche, en leur expliquant que s’ils pensent que l’on se trompe et que l’on n’a pas tous les éléments nécessaires pour juger, ils peuvent nous apporter des informations complémentaires. Mais sur 500 candidats, seules une dizaine nous ont apporté un complément d’informations quand nous les avons invité à le faire. Dans ces cas-là, nous avons des échanges téléphoniques, mails, et il nous est même arrivé de recevoir certaines personnes en entretien.

Il est important que les personnes qui souhaitent réellement avoir une réponse aient l’impression d’en avoir vraiment eu une, qu’ils ne restent pas sur leur faim. Pour une autre partie des candidats, dont la détermination est moins grande et les réponses moins ciblées, ce ressenti sera plus diffus, même en ayant reçu une réponse.

Répondre aux candidats, une mission pas si simple 

Si je suis 100% affirmative à la question de savoir s’il faut tout faire pour répondre à toutes les personnes qui postulent à nos offres d’emploi, il est également important que les candidats comprennent de leur côté que notre tâche n’est pas simple. Nous ne disposons que d’un CV, dans la plupart des cas, pour nous faire une idée du postulant. Cerner ses compétences et l’adéquation entre son profil et le poste à pourvoir n’est donc pas toujours aisé. D’autant que le volume de recrutements ne permet pas de s’attarder sur chaque personne très longtemps.

Pour prendre notre exemple, nous avons reçu plus de 7 000 candidatures en 2017, pour une personne en équivalent temps plein dédiée au recrutement. Plus de 700 personnes ont eu un entretien téléphonique, plus de 200 ont été reçues physiquement. Tout cela pour 80 offres diffusées.  Répondre négativement aux candidatures non retenues est très important pour nous, mais ce n’est évidemment pas notre seule tâche.

La marque employeur passe aussi par l’expérience candidats 

On parle beaucoup de marque employeur depuis quelques années, mais aussi d’expérience candidat. La réponse aux candidatures en fait effectivement partie. Et avant de penser à tirer un quelconque bénéfice de cet acte, il est nécessaire de rappeler que cela devrait être un non-sujet. La question ne se pose même pas, répondre aux candidats fait partie de la mission de base d’un recruteur. Ne pas répondre à chaque candidat signifierait pour mon équipe et moi que nous n’aurions simplement pas fait notre travail comme nous le souhaitons et surtout, comme nous devons le faire.

Le ressenti des candidats est également important pour la réputation des entreprises. Il ne faut pas surestimer ce point, ce n’est qu’un axe d’amélioration et de jugement parmi tant d’autres, mais chaque candidat est un micro-influenceur dans son écosystème et dans son entourage. De nombreux sites web, comme Happy at Work, permettent maintenant de noter les processus de recrutement, et donc d’influencer les futurs candidats potentiels et la réputation de l’entreprise.

Selon moi, tout se joue toutefois après pour les services RH, notamment lors des premiers contacts, qu’il s’agisse d’entretien téléphonique ou physique. L’enjeu devient plus grand que lors de cette simple réponse, mais celle-ci est tout de même un signal faible. Si l’impact négatif n’est pas nécessairement très important, il ne tient qu’à nous, recruteurs, de vous démarquer positivement avec des réponses personnalisées et utiles pour ceux qui postulent. D’autant que ce n’est vraiment pas compliqué avec les nombreux outils qui existent désormais, notamment avec ceux inclus dans les ATS et outils de gestion de candidatures !

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