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Télétravail : comment le mettre en place, même en urgence ?

Subi ou voulu, organisé ou décidé en urgence, le télétravail est un des grands sujets du moment pour les RH. Ce guide de bonnes pratiques par Jeanine Roncati vous aidera à mettre en place une organisation en télétravail efficace pour votre entreprise.
Conseils pour mettre en place le télétravail

Pas de télétravail efficace sans une vraie réflexion et organisation (GettyImages/Rgstudio)

Consultantes en ressources humaines et coaches, Nelly Magré et Jeanine Roncati sont spécialisées dans l’accompagnement managérial et la conduite du changement. Dès 2012, elle commencent à explorer le sujet du télétravail lors d’une mission commune de mise en place de ce mode d’organisation dans la filiale française d’une grande entreprise internationale. Un sujet qu’elles continueront d’approfondir jusqu’à la sortie de leur livre Le télétravail pour les nuls, il y a quelques jours. Jeanine Roncati a répondu à nos questions sur la mise en place du télétravail : comment le mettre en place pour qu’il contribue au bien-être du salarié et profite à l’entreprise ? Comment s’adapter au contexte actuel ?

Quelles sont les bonnes questions à se poser quand on doit mettre en place le télétravail pour ses équipes de manière urgente ?

Avant de répondre à cette question, je souhaiterais attirer l’attention sur le fait que le travail chez soi qui s’impose aujourd’hui à chacun de nous, ne ressemble pas au télétravail tel que mis en place dans un contexte de travail habituel. Je propose d’abord de vous parler des questions à se poser chaque fois que l’entreprise met en place le télétravail, puis je mettrai l’accent sur ce qui se passe quand il s’impose à nous comme c’est le cas aujourd’hui.

Généralement, les questions à se poser sont :

  • Pourquoi le télétravail : quelle est la vision de l’entreprise, dans quoi s’inscrit le télétravail ? Est-ce pour la qualité de vie au travail ? Pour attirer les talents ? Pour répondre à une démarche éco-responsable ? Ou encore une manière de favoriser le multigénérationnel ? Si l’entreprise ne communique pas sur sa vision, chacun peut l’interpréter différemment, se dire que le télétravail est mis en place pour faire des économies ou rendre les salariés plus productifs.
  • Les modalités : l’entreprise doit définir la quotité, le nombre de jours télétravaillés, les jours choisis, les postes télétravaillables… À ce sujet, j’aime bien dire que même un jardinier peut télétravailler. Évidemment, je ne parle pas de tondre une pelouse à distance, mais le jardinier a aussi dans son planning des temps administratifs, de planification. Si 10% de son activité est télétravaillable, il peut au minimum télétravailler une demi-journée par semaine. En d’autres mots, les entreprises peuvent accorder le télétravail à beaucoup de salariés.
  • Le matériel : c’est la vraie question ! Au minima, c’est un ordinateur portable et un téléphone mobile. Quand une entreprise se lance dans le télétravail, la question de la mise à disposition du matériel prend une place essentielle. Nous avons accompagné entre autres la Ville de Paris sur ce sujet et la direction des services informatiques a été très sollicitée et en permanence pour gérer le flux de matériel. On ne part pas à son domicile pour télétravailler avec une valise de dossiers ou une grosse machine : la dématérialisation et les outils mobiles sont indispensables. Pour pouvoir digérer tout cela, les entreprises définissent un nombre de télétravailleurs possible par séquence de 6 mois à un an.
  • Le processus de demande de télétravail : est-ce qu’un auto-diagnostic a été mis en place en amont pour que chaque volontaire pour le télétravail se pose les bonnes questions sur sa capacité à télétravailler ? Ensuite, un entretien avec le manager est indispensable pour avoir son accord. Souvent les entreprises mettent un workflow en place et les salariés sont guidés dans le suivi de leur demande de télétravail avant d’avoir « la clé » pour partir en télétravail. Il est important de former, informer et sensibiliser via des conférences, des ateliers… Mettre en place des référents de télétravail, une Q&A en ligne, via l’intranet. Tout ça, c’est indispensable tout comme les actions de suivi qui permettent de faire remonter par capillarité toutes les questions, les difficultés, mais aussi tout ce qui se passe bien et qui indique la satisfaction des télétravailleurs.

Dans l’urgence et dans un contexte de confinement tel que celui qui est vécu aujourd’hui, les questions de la vision, du processus de demande de télétravail, du nombre de jours télétravaillés ou de leur choix ne se posent pas. Seules celles sur les tâches télétravaillables  ainsi que sur le matériel demeurent, et elles sont fondamentales puisqu’elles vont permettre de définir ce qui peut être attendu des télétravailleurs. Sans tâche télétravaillable, le télétravail n’est pas possible. Sans mise à disposition d’un matériel informatique mobile, d’une connexion internet, d’un accès aux logiciels utilisés en entreprise, d’un accès aux documents utiles dématérialisés, de la possibilité de mener des réunions à distance, de partager des documents de travail … télétravailler ne sera pas possible.

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Dans la continuité, comment les entreprises peuvent s’assurer d’un suivi efficace de leurs salariés et être sûre de leur fournir un bon accompagnement pour qu’ils ne soient pas perdus ?

Déjà, dans le cadre d’une mise en place du télétravail « normal », pas dans l’urgence, tout le monde doit garder à l’esprit le principe de réversibilité inscrit dans la Loi. À tout moment, un télétravailleur peut dire « j’arrête de télétravailler » et un manager « on arrête là, pour l’instant ça ne va pas et ce n’est pas possible ». En motivant cette décision, bien sûr.

Les temps d’échange spontanés et au fil de l’eau sont une clé du succès du télétravail. En plus des entretiens obligatoires avec le manager, il est important d’avoir un retour sur ce qui fonctionne bien, ce qui fonctionne moins bien, les bonnes pratiques, les initiatives pertinentes… Aussi nous encourageons systématiquement les managers à instaurer, surtout dans les premiers temps, un temps de 10-15 minutes lors des réunions d’équipe pour donner la parole à tous, télétravailleurs et non télétravailleurs.

Dans le contexte très spécifique du télétravail mis en place dans l’urgence, le manager va adapter son suivi et son accompagnement à la connaissance qu’il a de son collaborateur, selon son niveau d’autonomie pour les tâches qu’il réalise.

Quelles tâches réaliser en télétravail ? Celles qui permettent plus de productivité ?

Aujourd’hui, les statistiques permettent d’apporter la preuve d’une meilleure productivité lorsque l’on télétravaille : une moyenne de 22% de productivité en plus. Et très clairement, cela est dû au fait que l’on est beaucoup moins dérangé dans une journée en télétravail qu’au bureau. Pour vous donner une idée, quand on est au bureau, on peut être dérangé jusqu’à 150 fois dans une journée, tous stimuli confondus ! Une ombre qui passe, un SMS, un coup de fil… on est sollicité en permanence. En télétravail, le nombre est divisé par 3. Globalement, nous pouvons dire que toutes les tâches qui demandent de la concentration et un travail en profondeur sont à privilégier en télétravail. Parallèlement, la motivation au travail s’en ressent parce qu’il y a ce sentiment d’aller plus loin dans certaines réflexions et de faire un travail plus qualitatif, par exemple pour rédiger des synthèses, faire des plans d’action ou réfléchir à une stratégie.

La porte d’entrée pour savoir ce qui peut être réalisé en télétravail est avant tout la télétravaillabilité de la tâche en question. La productivité accrue est une conséquence des conditions dans lesquelles le travail se fait. Toutefois, un excès de télétravail peut avoir des effets totalement contre productifs. Et bien entendu, le contexte actuel qui se caractérise par un télétravail en continu, ne pourra pas permettre de déboucher sur une productivité accrue (pour une efficacité du télétravail, il n’est pas conseillé de dépasser 2 jours de télétravail par semaine pour un salarié donné et de ne pas dépasser 30% de l’activité d’une équipe).

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Comment créer chez soi les bonnes conditions pour télétravailler ? Au-delà de l’espace en trois dimensions, il y a aussi l’espace-temps. Comment jouer sur ces deux tableaux ?

Créer son espace de travail est indispensable, et cet espace doit être confortable et ergonomique. Même un bureau éphémère qui redevient salon le soir doit favoriser le travail dans de bonnes conditions. Il faut éviter le coin de lit ou le fauteuil avec un ordinateur sur les genoux parce que les troubles musculo squelettiques vont se faire sentir très vite, c’est démontré. La lumière est importante, mieux vaut privilégier la lumière du jour. L’idée, c’est de se sentir au travail.

Concernant la notion de temps, l’organisation est indispensable : en amont, il faut préparer sa journée et s’assurer que les missions fixées s’inscrivent dans la fluidité de l’activité de l’équipe, de l’entreprise. L’idéal est de se faire un planning, avec des missions variées et… des vraies pauses ! Combien de télétravailleurs disent qu’ils ont du mal à lever la tête de leur écran, déjeunent sur le pouce et font des journées plus longues.

Quels sont les services impliqués dans l’accompagnement du télétravail ? Pour ce qui est des RH, comment s’y prendre ?

C’est souvent une équipe projet qui est en charge de la mise en place du télétravail, mais très vite le relais est pris par les RH, bien évidemment. Les ressources humaines sont indispensables pour différentes raisons. Pour mettre en place les avenants, par exemple. Même s’ils ne sont plus obligatoires depuis que les ordonnances Macron ont vraiment permis un assouplissement des contraintes. Les RH sont là pour collecter les remontées d’informations et les transformer : s’il y a des difficultés, s’il y a besoin d’assouplir le dispositif, ce sont bien les RH qui vont faire bouger les choses. Ce sont aussi les RH qui vont décider des formations ou d’éventuels espaces pour partager les expériences, remonter les difficultés, faire évoluer le dispositif.

Ensuite, il y a les services informatiques, étroitement liés à l’expérimentation et au développement du télétravail : on attend énormément d’eux ! Ils sont très sollicités et indispensables, ils définissent les modalités pour les équipements et facilitent, développent et accélèrent la dématérialisation. Ils assurent aussi le fonctionnement des outils collaboratifs, génèrent les évolutions, mettent les tutoriels à disposition…

La médecine du travail est également impliquée, notamment pour donner des conseils de posture. On est moins vigilant chez soi. Le télétravail étant particulièrement adapté pour les personnes ayant des problèmes de santé, leur accompagnement par le personnel médical est inhérent à la décision du télétravail.

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