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RH : comment gérer une demande de congé sabbatique

En tant qu’employeur, peut-être vous êtes-vous déjà retrouvé face à une demande de congé sabbatique de la part d’un collaborateur. Comment réagir ? Quelle est la procédure ? Peut-on imposer des délais, opposer un refus ? Faut-il recruter pour pallier l’absence du salarié ?

Le congé sabbatique permet aux salariés remplissant des conditions d'ancienneté et d'activité de suspendre leur contrat de travail afin de réaliser un projet personnel. (GettyImages/BrianAJackson)

Le congé sabbatique est un congé pour convenance personnelle qui suspend le contrat de travail d’un salarié. Pour en bénéficier, le salarié doit remplir certaines conditions :

  • Une ancienneté d’au moins 36 mois dans l’entreprise, consécutifs ou non, à la date de départ en congé, même si une convention ou accord collectif d’entreprise (ou, à défaut, une convention ou un accord de branche) peut prévoir une durée d’ancienneté différente.
  • six années d’activité professionnelle dans le secteur privé
  • Ne pas avoir bénéficié d’un projet de transition professionnelle (PTP), ni d’un congé de création d’entreprise, ni d’un précédent congé sabbatique.

S’il remplit ces conditions, et en l’absence de dispositions conventionnelles, il doit vous avoir adressé sa demande au moins trois mois avant la date de départ envisagée avec la durée souhaitée, par lettre recommandée avec avis de réception ou par lettre remise en main propre contre décharge. Le congé pourra alors être compris entre six et 11 mois maximum. Si la demande du salarié est formulée moins de 3 mois à l’avance, vous êtes en droit de la refuser.

De votre côté, vous pouvez répondre à la demande par lettre recommandée avec avis de réception ou par lettre remise en main propre contre décharge, dans les 30 jours à compter de la présentation de la demande du salarié. Si votre réponse est formulée après ce délai de 30 jours, elle est inopposable et votre accord sera réputé acquis.

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Le salarié n’est pas tenu de motiver sa demande

Au-delà de ces conditions, le congé sabbatique est très souple et ne doit pas répondre à une finalité particulière. Le salarié n’a même pas besoin d’avoir un projet quelconque pour justifier une demande, et s’il en a un, il n’est pas tenu de vous le dévoiler.

Peut-on refuser une demande de congé sabbatique ?

Si vous évoluez dans une petite ou moyenne entreprise (TPE/PME), le congé sabbatique d’un salarié pourrait avoir des répercussions négatives sur l’activité et le développement de la société. Une situation prise en compte par la loi qui autorise les employeurs d’entreprises de moins de 200 salariés à refuser un congé sabbatique. Néanmoins, le refus doit être motivé et justifié : conséquences préjudiciables sur la production, sur le bon fonctionnement du service et de l’entreprise, etc… Ces raisons doivent être détaillées noir sur blanc dans la lettre de refus que vous enverrez au salarié (attention, à défaut de motivation, le refus est nul).

Comment négocier un report ?

Autre solution : le report. Celui-ci est possible quelle que soit la taille de l’entreprise, de plus ou moins de 200 salariés. Et contrairement au refus, vous n’avez pas à motiver votre décision. Toutefois, il est limité à 6 mois dans les entreprises de plus de 200 salariés et 9 mois dans les entreprises de moins de 200 salariés.

Dans le cas où le report serait motivé, et que vous mettez en avant la nécessité de limiter le nombre de jours d’absence consécutifs, le report est effectué jusqu’à la date à laquelle la condition d’absences est remplie.

Contrat de travail, salaires, congés payés… Que dit la loi ?

Durant le congé sabbatique, le contrat de travail du salarié est suspendu, il n’acquiert ni ancienneté, ni à droits à congés payés, et ne perçoit plus de rémunération le temps de son absence. Pour compenser cette suspension de rémunération, il peut néanmoins vous demander le report de ses congés payés annuels (pour ceux au-delà de 24 jours ouvrables) dans la limite de 6 années. Si vous acceptez, le salarié percevra alors, lors de son départ en congé sabbatique, une indemnité compensatrice de congés payés. Vous n’êtes toutefois pas concerné si vous adhérez à une caisse de congés payés. Autre possibilité pour le salarié : bénéficier de ses droits acquis sur le compte épargne-temps s’il en a un.

Le salarié peut-il travailler durant son congé sabbatique ?

Le salarié est libre de jouir de son congé sabbatique comme bon lui semble, y compris s’il souhaite mener une double activité professionnelle en parallèle. Le salarié doit toutefois respecter son obligation de loyauté et son obligation générale de non-concurrence inscrites dans son contrat de travail.

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Ne négligez pas le retour du salarié

Il arrive souvent que le départ du salarié en congé sabbatique nécessite un remplacement. Dans ce cas, et même sans recrutement temporaire, il est essentiel d’anticiper son retour après une absence prolongée. D’un point de vue professionnel, mais aussi relationnel et technique. On ne revient pas comme ça d’une longue absence et il n’est pas rare d’avoir de mauvais retours de salariés dont la reprise n’était pas préparée. A peine revenu, le salarié n’a alors qu’une envie : repartir. Vous risquez alors de vous priver d’un élément qui connaissait l’entreprise, était déjà formé, et avait eu l’occasion, au cours de son congé, de développer de nouvelles compétences qu’il aurait pu mettre à profit au sein de son poste et de l’entreprise.

La négociation doit rester le curseur

Le congé sabbatique est régi par les articles L. 3142-91 et suivants du Code du travail. Des dispositions conventionnelles ou des usages peuvent également s’appliquer en plus des dispositions prévues par la loi, et il appartient à chaque recruteur de s’assurer des dispositions particulières qui lui seraient applicables. Néanmoins, sachez qu’il est toujours possible de négocier directement avec le salarié pour aménager les modalités de son congé sabbatique et faire en sorte que les deux partis soient gagnants. En effet, un congé sabbatique bien négocié et bien préparé peut être profitable pour votre entreprise puisqu’il permet au salarié de s’épanouir dans un autre projet personnel et/ou professionnel, tout en vous apportant la sécurité de son retour. Par ailleurs, ce congé représente un coût passif pour vous car, même si vous devez pallier cette absence d’une manière ou d’une autre, vous ne devez plus verser de salaire. Dans tous les cas, et même dans celui où le salarié déciderait finalement de rompre son contrat pour poursuivre le projet mené pendant le congé sabbatique, l’échange doit rester ouvert, pour ce sujet comme pour toutes les demandes de vos salariés.

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Les recours extrêmes

Quand les négociations échouent, le salarié peut décider de contester le refus de l’employeur en saisissant le Conseil de Prud’hommes dans les 15 jours après la réception de la lettre de refus. Absence de motivation formelle, absence ou caractère non sérieux des conséquences préjudiciables à la production et à la marche de l’entreprise, etc. Les motifs invoqués peuvent varier. En revanche, le Code du travail ne prévoit pas de procédure de contestation pour le salarié en cas de report de la date de départ en congé.

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