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Peut-on se passer des mails en entreprise ?

Picto mail« Objectif zéro mail » d’ici 2013 ! C’est le pari proposé par le patron d’Atos à ses 80.000 salariés. Et cette idée, lancée il y a quelques mois par Thierry Breton, fait son chemin. Une autre entreprise avait déjà essayé de limiter l’envoi de courriers électroniques, au moins pendant une journée. Canon avait ainsi organisé en 2010 une journée sans emails, destinée à « favoriser le bien-être de ses salariés ». Une opération renouvelée à quatre reprises en 2011 et apparemment appréciée des salariés.

Une journée sans e-mail chez Canon

« Une certaine quiétude s’est dégagée lors de cette journée, nous avons opté pour une communication plus simple, privilégiant l’usage du téléphone et les échanges en face-à-face » raconte Réza Dramsi, en charge de la Relation Client au sein de l’activité Canon Business Solutions (CBS) de Canon France dans le bilan de cette expérimentation. Mais entre une pause d’une journée et la suppression totale des mails, comme le prévoit le projet « Inbox zero » chez Atos, il y a une grande différence.

Pourtant, tout le monde s’accorde à dire que la surabondance de mails, dont le nombre atteint les 295 milliards chaque jour, est un facteur de stress et représente une perte de temps en entreprise. « Les cadres ne gèrent plus leurs équipes mais leur boîte mail. Ils doivent retrouver toutes leurs fonctions de management » avait expliqué Thierry Breton à 01Net au mois de février dernier en guise de déclaration de guerre aux mails.

Le mail, c’est le mal
De nombreuses études pointent également les effets néfastes de la surcharge informationnelle sur la concentration et l’efficacité professionnelle. Surtout avec le développement de l’usage des smartphones en entreprise.
Cette semaine dans les Echos, Fernando Lagrana, professeur de management à Genève est allé plus loin en listant les sept péchés de capitaux du courrier électronique. Cet ancien de France Télécom (comme Thierry Breton) milite pour « former les collaborateurs à choisir un mode de communication en fonction des informations à divulguer et de leur public ».

L’empreinte carbone du mail en question
Pour cadrer l’usage du mail en entreprise, l’Orse (Observatoire sur la Responsabilité Sociétale des Entreprises) vient d’éditer récemment un guide pratique pour une bonne utilisation de la messagerie électronique. Les guides de bonnes pratiques se multiplient aussi en interne dans les grands groupes.
Les entreprises ont donc un rôle à jouer (et une responsabilité) dans la bonne utilisation de cet outil de communication. Et le projet d’Atos fait lui aussi le lien avec la Responsabilité sociale de l’entreprise en rappelant qu’un an d’emails a une empreinte carbone équivalente à celle d’un trajet de 1000 kilomètres en voiture. Ces dernières années on avait déjà appris à ne plus imprimer les mails, il faudra peut-être s’en passer totalement à l’avenir.

Echanger via des réseaux sociaux ou collaboratifs ?
Mais comment faire concrètement ? Chez Atos on projette d’utiliser des moyens de communication alternatifs : messagerie instantanée, téléphone ou mieux, discussion de vive voix. Mais également des applications « nouvelles » sur le modèle des réseaux sociaux d’entreprise ou des plateformes collaboratives pour garder une trace des échanges.
Pour appuyer son projet, dans une interview accordée au Wall Street Journal le 28 novembre dernier, Thierry Breton confiait que lui-même n’avait pas envoyé de mail depuis 3 ans. Ce qui faisait dire au quotidien américain qu’il avait certainement embauché une excellente secrétaire !

Reste que bannir les e-mails c’est possible en interne, mais à moins d’évangéliser tous les clients et prestataires, les entreprises peuvent difficilement s’en passer pour communiquer en externe. C’est aussi la conclusion d’un chercheur de l’Université de Pau interrogé par L’Express. Ce spécialiste des liens entre technologies de l’information et de la communication (TIC) et stress au travail émet quelques doutes sur la viabilité du zéro mail en entreprise. « L’outil lui-même n’est pas à blâmer, mais plutôt « la spirale de l’immédiateté » qui dicte sa loi dans les entreprises, et plus largement dans la société contemporaine ».

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