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Gestion des projets, messageries instantanées, partage de fichiers, etc. : tous nos outils collaboratifs pour réussir son télétravail

Le coronavirus a mis un grand nombre de salariés en télétravail, à marche plus ou moins forcée. Comment garder le lien et continuer d’échanger efficacement avec ses collègues ? Comment rester productif ? Quels outils collaboratifs choisir ? On fait le point sur les plateformes les plus populaires, les plus pratiques et les plus utilisées. 

Alors que le télétravail s'est imposé face à la propagation du coronavirus, voici une sélection d'outils pour organiser au mieux votre activité et celle de vos collaborateurs (GettyImages:damircudic)

Coronavirus oblige, ordre a été donné de recourir autant que possible au télétravail. « Les derniers salariés qui étaient encore partiellement au bureau lundi sont désormais en télétravail, et les outils principaux sont fonctionnels pour tout le monde. Si vous avez encore des choses qui vous manquent, n’hésitez pas à voir avec le service réseau. On en a pour plusieurs semaines, il va falloir gérer et s’organiser pour être bien dans son environnement, et bien dans sa tête ! », pouvait-on lire dans un message posté par le président d’HelloWork, Jérome Armbruster, sur Yammer, le réseau social interne pour une entreprise. Or, si certaines entreprises ou certains services pratiquent déjà le télétravail de manière plus ou moins ponctuelle depuis quelques années, d’autres n’ont encore jamais testé ce mode d’organisation et doivent l’appliquer dans l’urgence. Voici une sélection d’applications et services aussi simples qu’indispensables pour gérer vos projets et vos tâches quotidiennes tout en restant en contact avec vos équipes et vos collègues.

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Jira, Confluence, Waymark : gérez vos projets

Si vous êtes organisés en mode projets et que vous devez gérer son avancée, différents outils professionnels sont disponibles.

Jira est, à l’origine, un outil de gestion de projets destiné au développement logiciel et utilisé en particulier si vous travaillez avec la méthode agile. Cependant l’outil se décline aujourd’hui en plusieurs versions en fonction de la nature de chaque projet. Parmi les principales variantes de Jira, citons Jira Software, le service originel, mais aussi Jira Core à destination des équipes métiers, Jira Align pour la planification Agile dans le monde de l’entreprise ou encore Jira Service Desk pour les services IT…

Confluence est un autre outil très complet, collaboratif, qui permet de créer des fichiers et de les conserver au sein d’une seule et même plateforme (notes de réunion, fiches produit, plans marketing, politiques RH…). Notes de réunion, fiches produit, plans marketing, politiques RH… L’outil permet de créer des pages en commençant de zéro ou en utilisant un modèle personnalisable parmi la liste de nombreux exemples proposés. Ces pages peuvent être commentées, enrichies avec des images, vidéos ou GIFs, et associées dans un espace dédié, accessible par vous seul ou n’importe quel(s) utilisateur(s).

Waymark est un outil gratuit, pratique pour créer des roadmaps visuelles et personnalisées, à partir d’un modèle à customiser. Vous pouvez ajouter autant d’événements que vous souhaitez en fonction de votre projet. L’outil est simple et facile d’utilisation.

Parmi les autres solutions qui existent sur le marché, Basecamp est un outil simple et efficace pour la gestion de projets. Il vous permet de centraliser des discussions, des documents, et ainsi faciliter la communication entre les différents intervenants.

Trello, Slack, Google Sheets… : gérez vos tâches au quotidien

Autre défi du télétravail : mettre en place l’organisation des tâches quotidiennes de chacun, pour coordonner vos collaborateurs et éviter qu’ils ne se « marchent sur les pieds ». Vous pouvez soit recourir à des outils de type tableurs/tableaux, qui seront simples à construire et à comprendre, soit passer par des plateformes collaboratives, peut-être un peu plus complexes, mais surtout plus complètes.

Trello est l’une des plateformes de gestion de projets freemium les plus utilisées, qui fait partie de ces tableurs collaboratifs très complets et efficaces. Le point fort de l’outil est clairement sa simplicité d’utilisation et son côté très intuitif et scalable, qu’elle que soit la taille de votre équipe et/ou de votre entreprise. Trello permet en effet d’organiser ses projets sous forme de tableaux, eux-mêmes composés de listes en colonnes qui répertorient des tâches sous formes de cartes. Vous pouvez ajouter des listes, les intituler comme vous le souhaitez et les réorganiser à volonté. Dans chaque carte, vous pouvez ajouter des descriptions et des commentaires mais aussi des pièces jointes, checklists, étiquettes, échéances, notifications et autant de personnes que nécessaires. Les tableaux peuvent être partagés entre plusieurs collaborateurs pour évoluer sur différents projets, et chaque utilisateur peut en créer plusieurs en fonction des équipes ou projets dont il est membre. De nombreuses extensions sont également disponibles pour les personnaliser. L’outil reste parfaitement synchronisé sur tous vos appareils.

Slack est une autre option d’outil collaboratif, lui aussi très populaire. Cette plateforme de messagerie instantanée permet de faire à peu près tout, sur une seule et même application. Vous pouvez organiser votre travail sous la forme de chaines, privées ou publiques, autour de hashtags dédiés, que ce soit sur un ordinateur ou téléphone portable. Slack permet aussi de partager des fichiers, organiser des réunions vidéo ou audio via Slack Calls. On peut également y connecter quantité de services tels que Google Drive ou GitHub.

Autres options plus classiques et plus simples d’utilisation, Google Sheets et Framacalc sont des tableurs dans le cloud entièrement gratuits. Ces outils peuvent être rapidement pris en main. Vous pouvez créer un nouveau tableau dans lequel chaque collaborateur inscrira ses initiales dans une colonne, par exemple, et dans une deuxième colonne il s’agira de mettre un intitulé pour chaque tâche. Vous pourrez alors attribuer trois cases à cocher par le collaborateur, en fonction de l’avancée du travail : en cours, terminé et éventuellement un statut « problème ».

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Des messageries en ligne pour rester au contact de ses équipes et ses collègues

Rester au contact avec le reste des collaborateurs est tout aussi primordial, que ce soit pour des motifs professionnels ou pour faire une pause.

Microsoft propose deux outils : Microsoft Teams, le réseau social d’entreprise de la Suite Office 365, et Skype, l’application de messagerie et de téléphonie. À noter que la version de Skype pour les entreprises sera abandonnée en juillet 2021.

Autre outil prisé par les entreprises du web : Slack, qui fait office de messagerie instantanée comme on l’expliquait plus haut, et permet de faciliter le travail en équipe. Les collaborateurs peuvent s’échanger des fichiers et des informations sur des chaînes publiques ou privées. L’utilisation de Slack permet entre autres de réduire le volume de mails envoyés au quotidien.

Zoom est une autre plateforme de visioconférence, souvent utilisée par les professionnels et entreprises, et qui permet de créer des réunions en ligne, proposer une assistance technique, organiser des webinaires en vidéo, créer des salles de conférences et discuter par écrit grâce à une messagerie instantanée. Zoom propose une version gratuite limitée à 100 participants et 40 minutes par conférences. Elle permet d’obtenir une qualité voix et vidéo HD, un affichage de l’intervenant actif, le partage d’écran, l’arrière-plan virtuel…

HangoutsWhatsApp, ou même des applications moins connues comme Wire peuvent aussi faire office de chat centralisé.

Envoyer et stocker des fichiers

Vous avez des fichiers plus volumineux à envoyer ? En général, les serveurs mail n’acceptent pas les fichiers qui dépassent entre 20 et 25 Mo en fonction de votre fournisseur. Il faut donc, si vous souhaitez envoyer des pièces jointes trop lourdes, passer par des services externes.

Vous pouvez utiliser WeTransfer pour faire suivre des documents, des images ou des vidéos jusqu’à 2 Go.

De son côté, Dropbox vous permettra de stocker et partager des fichiers via le cloud. L’espace de stockage fourni dépendra de la version que vous choisirez (offre gratuite ou payante de l’outil).

Microsoft OneDrive est outil intégré à Windows 10, et qui permet de stocker et partager des fichiers dans un espace personnalisé et sécurisé.

La suite de Google, avec Google Docs, Sheets, Slides ou encore Google Drive, propose également une variété d’outils très pratiques pour le travail à distance.

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