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Onboarding à distance : comment accueillir un salarié en télétravail, le retour d’expérience HelloWork

Arriver dans une entreprise pendant le confinement, voilà une bonne manière de marquer les esprits ! Mais concrètement, comment fait-on pour intégrer une nouvelle recrue quand tout le monde est en 100% télétravail ?
onboarding à distance

Voilà l'équipe BDM en temps normal, hors confinement (Pexels/Binyamin Mellish)

Pour des boîtes comme Zapier et ses salariés sans bureau, l’onboarding en télétravail est un non-sujet. Pour à peu près toutes les autres entreprises confrontées à la situation à cause du confinement, une petite dose d’adaptabilité se révèle nécessaire et à ce stade, on comprend que la fin du confinement ne va pas signer la fin de l’onboarding à distance.

Estelle a rejoint l’équipe BDM il y a quelques semaines, totalement à distance et fraîchement débarquée de Vendée. Retour d’expérience d’un coronboarding chez HelloWork !

Les protagonistes

  • Fabian Ropars, social media manager (merci Fabian !)
  • Thomas Coëffé, product owner (merci Thomas !)
  • Estelle Raffin, content manager (bienvenue Estelle, on a hâte de te rencontrer en vrai !)

En amont, un recrutement des plus classiques

Validé environ un mois avant le confinement, le recrutement avait commencé d’une manière plutôt banale, via un entretien téléphonique suivi de deux entretiens physiques. Le confinement est venu compliquer un peu le process, avec en bonus, un déménagement pour Estelle, comme l’explique Fabian : « Pour ajouter à la complexité du contexte, elle vient de Vendée, et n’a pas pu prendre possession de son appartement à cause du confinement, donc difficile par exemple de lui donner son PC ou des éléments physiques« . L’équipe s’est donc adaptée pour qu’Estelle puisse accéder aux systèmes de l’entreprise depuis son propre PC.

Pourquoi ne pas avoir opté pour un report de son arrivée ? « On avait envisagé l’idée de décaler, mais le contrat était signé et nous avions besoin dans tous les cas de nouvelles ressources dans l’équipe. Nous avons un peu temporisé sur les 2/3 premiers jours de confinement afin de voir comment nous allions nous organiser, et puis nous avons décidé de caler un onboarding à distance en mappant bien les différentes choses à gérer : présentation équipe, brief RH, présentation des missions, etc. » Finalement, HelloWork est passé en télétravail le 15 mars, le confinement a été mis en place le 16 et Estelle nous a rejoint le 17. C’est ce qu’on appelle le sens du timing !

Un emploi du temps rythmé pour éviter les temps morts

Les différents membres de l’équipe ont échangé en amont afin de se partager les différentes interventions de chacun et de les « timer » : « Lors d’un onboarding physique, on peut dire à quelqu’un « tu peux faire çà en attendant que X soit dispo » et par exemple discuter avec les différents membres du bureau. A distance, quand personne n’intervient, la personne est face à son écran, sans missions ni tâches. On a donc calé plusieurs créneaux afin de faire les différentes présentations, et qu’elles s’articulent tout au long de la première journée« , raconte Fabian.

Une première journée à distance

Le premier échange s’est passé comme un onboarding normal, sans la dimension humaine, qui fait quand même beaucoup quand on prend un poste : « Pas facile de percevoir le non verbal à travers un écran : est-ce que je suis clair ? Est-ce qu’elle a des questions ? Sinon, c’est  assez similaire à un point physique mais en plus froid et moins humain. Mais, finalement, le côté humain, et les « blagues », ou autres retours moins formels se font de manière assez naturelle via Slack ou en visio comme cela se déroulerait au bout de quelques jours dans un onboarding normal. Le premier jour – et les suivants – se sont très bien passés : Estelle a su s’adapter à ce contexte si particulier. Très concrètement, nous avons échangé en équipe et en privé par visioconférence pour faire connaissance, faire le tour de ses missions, et nous avons utilisé le partage d’écran sur Slack pour lui présenter les outils qu’elle utilisera au quotidien. »

Une équipe déjà efficace et bien organisée, ça aide

Comme pour beaucoup d’équipes, les points sont quotidiens pour garder du lien et échanger : « C’est assez classique : 15 minutes tous les matins. On essaie aussi d’être présent au maximum au long de la journée et de ne pas laisser le nouveau membre de l’équipe « seule » et sans interlocuteurs disponibles. On passe évidemment pas les canaux disponibles classiques pour échanger, Slack notamment, avec l’intégration aux différents groupes de travail. » Thomas complète : « Outre le point d’équipe quotidien, nous échangeons une fois par semaine le vendredi. Cela nous permet de revenir sur la semaine passée et préparer la suivante. Un moment particulièrement privilégié étant donné le contexte de l’arrivée d’Estelle. »

À lire également :
5 bonnes pratiques d'onboarding pour intégrer les candidats

Au final, qu’est-ce que ça change un onboarding à distance ?

Professionnellement pas grand-chose. Pour Fabian, c’est la dimension humaine qui pêche : « On a aussi tendance à plus passer d’une tâche à l’autre sans faire de retours qu’on aurait facilement fait en physique. Il faut donc faire l’effort d’exposer des retours fréquemment, même quand tout est ok, et qu’on passe à une autre demande ou mission. Il y aurait sûrement des différences si elle seulement était en remote et les autres membres de l’équipe au bureau, mais là nous sommes tous dans la même situation. Les échanges même informels se font donc pour tous à distance, c’est donc moins excluant. Il y a aussi je pense une phase d’adaptation à la situation : nous devons faire avec, et on oublie peu à peu les contraintes du full remote. »

En résumé, pour bien se préparer :

  • miser sur la communication pour s’assurer que tout va bien, que la personne nouvellement arrivée se sent bien, qu’elle n’a pas de question
  • ne pas laisser de temps mort, surtout sur la première journée et la première semaine
  • faire des points récurrents pour garder du lien dans un contexte stressant professionnellement et humainement

 

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