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Onboarding : 5 conseils pour un accueil réussi

Bien préparer l'arrivée d'un collaborateur est essentiel pour le fidéliser et lui donner envie de rester. Voici 5 conseils pour réussir votre accueil.

Parcours d'intégration, déjeuner d'équipe, speed meeting, comment bien accueillir votre nouveau collaborateur ? (GettyImages/shironosov).

Ca y est ! Vous l’avez votre candidat idéal, il a dit OUI ! Dans une guerre des talents acharnée, c’est votre entreprise qu’il a choisi. Pour plusieurs raisons : le poste est intéressant, vos locaux sont bien situés, le salaire y est attrayant et en plus vous lui mettez à disposition un vélo électrique. Mais s’il a dit oui c’est aussi parce que vous lui avez promis un cadre de travail agréable. 42 % des candidats choisissent leur job en fonction de cela désormais juste derrière le salaire et l’intérêt du poste. Alors maintenant, à vous de ne pas le décevoir, en soignant votre accueil.

Préparez l’arrivée de votre futur collaborateur

Rien de plus désagréable que d’arriver à son premier jour de travail et de se sentir pas accueilli. Un bureau ou une place et un ordinateur de prêt c’est la base. Quelques jours avant l’arrivée de votre candidat, assurez-vous donc qu’il ne manque rien à son espace de travail, que son bureau soit propre et accueillant. Assurez-vous aussi que sera mis à sa disposition tous les outils dont il a besoin à sa prise de poste : adresse mail, contrat de travail à signer, RIB du salarié etc… Pierre Monclos est chargé des ressources humaines chez Unow : « C’est un sujet super important. Parfois on arrive dans une entreprise et tout n’est pas prêt et c’est difficile pour une première journée. Chez Unow, la préparation elle se fait avec les RH, le manager. On organise tous les sujets qui peuvent l’être avant : la partie administrative entre autres. Dans les bonnes pratiques on peut aussi évoquer le welcome pack envoyé au futur collaborateur avant son arrivée : on peut y mettre des goodies mais aussi un livre sur la culture d’entreprise ou des informations sur le secteur dans lequel l’entreprise évolue ».

Etre disponible et à l’écoute

Intégrer un nouveau bureau, une nouvelle entreprise et une nouvelle équipe c’est nouveau et cela peut être assez stressant et perturbant. C’est pourquoi la disponibilité de toute l’équipe est très importante notamment les premiers jours.  Répondre à ses questions aussi insignifiantes soient-elles est donc essentiel : à qui m’adresser pour telle ou telle demande ? Quelles sont mes horaires ? Comment se passe la pause ? La pause déjeuner ? S’il y a des informations particulières comme un parcours d’intégration ou des traditions (un dress code le vendredi par exemple) il est très important de prévenir votre nouveau collaborateur de tout cela afin qu’il puisse s’y préparer. « Chez Unow, on essaie de rendre ce moment le moins corporate possible donc on organise des speed meeting, un moment privilégié avec chaque collaborateur où l’on parle de tout sauf de travail. On insiste sur le fait que les gens parlent de leurs passions », explique Pierre Monclos.

Organisez un parcours d’intégration

Un parcours d’intégration est pratiqué par de nombreuses entreprises. Il peut avoir lieu soit dès le premier jour soit quelques jours ou semaines plus tard si le processus est plus lourd et l’entreprise plus grande. Ce qui est certain c’est que même s’il y a un parcours d’intégration prévu plus tard, il est important de ne pas installer à son poste votre collaborateur tout de suite. Mais de lui faire faire un petit tour des services et d’organiser un petit café d’accueil avec les membres de votre équipe.  « Le parcours d’intégration chez nous se découpe en trois temps : le premier jour, la première semaine, le premier mois. Le premier jour, on aborde les sujets les plus importants et on fait du cas par cas. La première semaine on parle des sujets du quotidien du travail. Le premier lundi on fait une réunion avec toute l’équipe et on a crée un rituel où la personne se présente très rapidement (moins d’une minute) et on lui demande de terminer par un fun fact. Il faut qu’elle quelque chose qui lui soit arrivé dans son travail ou dans sa vie et qui est une anecdote marrante qu’elle puisse partager. Ca permet de briser la glace et de trouver des points d’accroche quand les personnes se recroisent ».

Proposez un support de l’entreprise

Après un premier déjeuner d’équipe propice à créer du lien, prévoyez un support de présentation de l’entreprise reflétant au mieux votre culture d’entreprise et vos valeurs. Il est absolument essentiel que votre nouveau salarié s’imprègne de l’image de votre entreprise. Celui-ci peut prendre la forme d’un carnet, d’un livre ou être dématérialisé comme j’ai Unow : « Nous avons un Trello avec le nom de toutes les personnes qui viennent d’arriver. Ils peuvent y trouver toutes les infos concernant nos process interne, notre histoire, nos outils etc… ».

Faites un feedback régulier

Une intégration dure jusqu’à neuf mois. Les premières semaines vont être intenses pour votre nouvelle recrue : des nouvelles têtes, pléthore de prénoms à retenir c’est pourquoi il est très important d’être disponible pour lui. Il est important pour que votre salarié s’intègre le plus possible de lui demander comment il se sent et ce durant les premières semaines. Faites avec lui un feedback régulier sous forme d’entretien ou de rapport d’étonnement afin de voir comment il se sent et s’intègre au sein de votre entreprise.

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