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L’intégration d’un collaborateur, une étape à ne (surtout) pas négliger

Les premiers mois passés dans une entreprise sont souvent déterminants pour un nouvel embauché. La période d’essai est l’occasion pour ce dernier de se faire une opinion sur l’entreprise qu’il vient d’intégrer, et de décider s’il restera ou non. Une période pourtant négligée par beaucoup d’entreprises, alors même qu’elles peinent à recruter. Dans le cadre de notre rubrique tribunes RH, Flora Herbet, Responsable RH chez Converteo, cabinet de conseil spécialiste du Digital et de la Data, nous rappelle les règles indispensables à une intégration réussie pour les deux parties.

Une étude du cabinet Mercuri Urval a montré que 40% des salariés nouvellement embauchés auraient envisagé de quitter l’entreprise pendant leur période d’essai et que 65% des entreprises n’ont pas de processus d’intégration clairement défini. Un constat édifiant qui pointe l’importance du processus de fidélisation de ces derniers.

Si cette problématique est soulevée depuis plusieurs années, les pratiques en entreprises ont-elles évolué ? Deux start-up (Jam et Dialoog) se sont emparées du sujet et ont mené une enquête très récemment auprès d’un panel de 1500 Millenials : la grande diversité des attentes de ces jeunes en matière d’intégration est un vrai challenge pour les entreprises et avec un turnover pendant l’intégration qui ne faiblit pas, il s’agit d’un véritable défi à relever.

Pour y répondre, les organisations doivent faire face à un double enjeu : s’adapter en permanence et mener de front divers chantiers pour améliorer non seulement leurs process mais plus globalement l’expérience collaborateur qui, elle, doit s’adapter à tous les individus recrutés.

Une intégration négligée ou ratée : un risque pour l’entreprise

La réussite de l’intégration se mesure à mon sens grâce à deux indicateurs clés. Le premier est l’engagement du collaborateur dans son poste et plus globalement dans l’entreprise, le deuxième est la finalité de cet engagement : la fidélisation du collaborateur !

Pour fidéliser des recrues si péniblement dénichées, le principal enjeu pour les directions générales et RH est justement de développer leur engagement (étude menée par ADP). En effet, 45% des employeurs ont des difficultés à recruter (étude menée par Manpower), ce qui accentue la guerre des talents et donc les risques de turnover, y compris pendant la période d’essai, qui laisse le collaborateur libre de confirmer ou non sa volonté de rester dans l’entreprise. Pourtant, on note une véritable incohérence entre l’effort déployé dans le recrutement d’un profil et celui pour le fidéliser. D’ailleurs, l’enquête menée par Jam et Dialoog montre que parmi les profils Millenials les plus qualifiés, seuls 25% à 35% sont très satisfaits de la qualité de leur intégration, laissant une marge de progression assez large.

« Il y a urgence à écouter ses collaborateurs, challenger l’existant et revoir les pratiques »

Au-delà de l’enjeu de rétention ultime, en négligeant cette phase d’intégration, l’entreprise se confronte au risque de voir son nouvel arrivant perdu dans une culture d’entreprise qu’il peine à comprendre et à apprivoiser, se confronter à des nouveaux process et coutumes qu’il doit comprendre et adopter, ou encore avoir des difficultés à tisser un réseau relationnel.

Il y a donc urgence à écouter ses collaborateurs, challenger l’existant et revoir les pratiques si celles-ci ne permettent pas d’offrir une intégration réussie. A l’heure où le recrutement des talents est tendu et avec l’effervescence des start-up de la HRTech, le besoin de digitaliser les RH et placer le collaborateur au coeur des modèles RH n’est plus à prouver. Depuis plusieurs années, les services RH ont développé davantage d’indicateurs en « dataifiant » leurs approches. Bien utilisées, ces données leur permettent de proposer des dispositifs destinés à améliorer la qualité de vie au travail & l’équilibre de vie, ainsi que des programmes de fidélisation plus ou moins ciblés et innovants.

En outre, des plateformes digitales telles que HeyTeam voient le jour. Elles facilitent le pilotage et le suivi de l’avancement du parcours d’intégration et permettent au collaborateur de se connecter pour avoir accès à des ressources et contacts utiles.

Une période d’intégration doit être pensée sur le long terme

La période d’essai sert à se tester, valider l’adéquation professionnelle et culturelle, ainsi qu’à se projeter au sein de l’entreprise. Il faut donc, en particulier à ce moment, informer, transmettre, former sur les fondamentaux, au-delà des dimensions soft que sont l’écoute, la prise et la délivrance de feedback, l’accompagnement managérial, etc.

Cependant, est-ce que quelques semaines ou mois suffisant à se sentir complètement en maîtrise de son poste, intégré et avec une bonne projection dans l’entreprise ? Pas nécessairement, d’où l’importance de soigner « l’après période d’essai » pour consolider l’intégration du nouveau collaborateur.

A mon sens, une politique d’intégration doit être pensée en moyenne sur un an à partir de l’arrivée d’un collaborateur, parfois même sur une période un peu plus longue, selon la complexité et les dimensions du poste occupé.

Les règles indispensables à respecter pour une intégration réussie

L’intégration démarre quand le process de recrutement est finalisé, après acceptation de la proposition d’embauche et donc avant même l’arrivée du nouvel embauché (on appelle cette période le « pré-boarding »).

Chez Converteo, nous avons de nombreux rituels d’intégration pour encadrer le nouvel arrivant et lui transmettre notre culture. Cela commence avant l’arrivée, en conviant nos nouvelles recrues à des événements internes qui allient partage d’informations corporate et moment festif. C’est un premier contact avec l’équipe dans une ambiance conviviale et favorisant l’échange informel. Nous préparons aussi l’arrivée du nouvel embauché en lui transmettant en amont différentes informations utiles sur son premier jour à venir : dress-code, horaires d’arrivée…

Dans toutes les entreprises, en attendant l’arrivée effective du nouveau salarié, le contact RH et/ou le futur manager doit avoir un rôle de « rassurance » et montrer à ce futur collaborateur que son arrivée est attendue. Il faut donc garder contact !

Une fois en poste, le parcours d’intégration se poursuit plus concrètement pour jouer un rôle majeur sur le succès du recrutement.

Selon l’organisation, de nombreux outils et dispositifs peuvent être développés. Sans que ceux-ci ne soient exhaustifs, en voici quelques exemples :

  • Welcome pack & outils déjà préparés pour être utilisés rapidement
  • Parcours de rencontres en interne
  • Séminaire d’intégration
  • Parcours de formation
  • Moment d’échange avec un membre de la Direction pour transmettre l’histoire, les valeurs et le projet d’entreprise
  • Point de feedback croisé entre le nouvel arrivant et son manager (et/ou RH) qui permet de recueillir le rapport d’étonnement du collaborateur. Un moment qui permet notamment d’évaluer l’image qui est transmise lors du process du recrutement : le ressenti du collaborateur une fois arrivé dans l’entreprise est-il conforme à l’idée qu’il s’en faisait lors du process de recrutement ?

La difficulté à recruter sur certains métiers poussent les entreprises à la réflexion sur leur process d’intégration

Pour améliorer son dispositif d’intégration et plus globalement sa politique RH, l’accompagnement du « offboarding » est à soigner. Quelle entreprise n’a jamais « perdu » une nouvelle recrue entre le moment de l’acceptation de l’offre d’embauche et l’arrivée, ou au cours de la période d’intégration plus globalement ?

Les entretiens de départ permettent de sonder rapidement ce qui a bien fonctionné dans l’expérience collaborateur et ce qu’il faut travailler. Un collaborateur sortant est aussi prescripteur et ambassadeur de l’entreprise une fois sorti.

Les process et les modèles ne peuvent plus rester immuables, il faut les adapter en continu car le marché du travail évolue lui aussi continuellement. De nouveaux métiers voient constamment le jour, les attentes des jeunes générations sont plus affirmées et la fidélité à l’entreprise n’a jamais été aussi faible.

L’expérience collaborateur doit s’inscrire dans une politique globale de l’entreprise

L’expérience collaborateur que nous voulons la plus favorable possible doit perdurer et s’inscrire dans une politique d’entreprise globale et pas seulement sur un timing court. Une multitude de sujets influencent le ressenti d’un collaborateur sur son adéquation avec l’entreprise :  la culture, les process, les rituels, les valeurs, les moments de partage formels & informels, la relation avec le manager, les outils de communication, le système de gouvernance, l’art et la manière de diffuser l’information interne, l’écoute et la prise en compte du feedback ascendant, la capacité à remettre en cause, à se challenger, la capacité à être agile et réactif, à favoriser l’autonomie et l’initiative, à célébrer les succès, à valoriser et reconnaître la performance (…).

Ce sont autant de dimensions à penser pour créer un climat de travail collaboratif et bienveillant.  Pour les collaborateurs – encore plus pour les jeunes générations qui l’expriment fermement – le lieu de travail est un lieu social et surtout un espace d’accomplissement, d’apprentissage continu et de challenge quotidien !

Si certaines entreprises se démarquent et fidélisent davantage que d’autres, c’est vraisemblablement grâce à leur capacité à se remettre en question et à être agiles dans le changement. Elles ont compris que l’intégration est une phase clé dans la fidélisation d’une nouvelle recrue mais qu’elle doit s’intégrer dans une politique humaine plus globale : l’expérience collaborateur.

« La marque employeur est la première image que l’on a d’une entreprise »

La considération et l’écoute de chaque profil est centrale et contribue à la marque employeur de l’entreprise. Cette dernière est l’image même de l’entreprise tant de l’extérieur que de l’intérieur : elle est décisive pour attirer, engager et fidéliser. Les plateformes de notation des entreprises telles que Glassdoor ou Choosemycompany prennent une place importante et influencent grandement la marque employeur des entreprises. Or, la marque employeur est la première image que l’on a d’une entreprise.

Nous constatons que 7 % des postes cadres sont pourvus par le biais de la cooptation des salariés. Ce taux de cooptation peut d’ailleurs approcher 50% dans certaines entreprises du secteur des services. Chaque collaborateur et ancien collaborateur étant ambassadeur de cette marque employeur et prescripteur dans son réseau, l’expérience collaborateur (impliquant l’intégration) a beaux jours devant elle !

  • Flora Herbet est Responsable RH chez Converteo, cabinet de conseil spécialiste du Digital et de la Data. Diplômée de l’IGS Paris et de l’Université Paris 1 Panthéon-Sorbonne en 2012 (Master 2 Développement RH), Flora Herbet a essentiellement occupé des fonctions généralistes RH. Elle a rejoint Converteo en 2015 en tant que Responsable RH.

(Photo Flora Herbet/Converteo – photo de Une : istockphoto.com / ShotShare)

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