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Le guide ultime de la réunion productive

Télétravail choisi ou forcé, semaine de 4 jours, entreprises sans bureau... les nouvelles formes de travail viennent rappeler le besoin et l'intérêt d'arrêter de perdre du temps avec des réunions inefficaces. On vous explique comment prendre de nouvelles et bonnes habitudes !
Animer une réunion productive

Animer une réunion, c'est un peu réaliser ses rêves d'enfant (GettyImages/cyano66)

Avant de caler une réunion, questionnez son utilité

Avez-vous déjà assisté à des réunions dont vous avez oublié la raison d’être et le bien fondé au bout de cinq minutes, entre deux bâillements ? Vous êtes-vous déjà demandé si l’horizon des évènements d’un trou noir stationnaire avait vraiment la topologie d’une demi-sphère, pendant qu’un collaborateur vous présentait les 72 slides de son audit ? Simples questions rhétoriques, mais cette époque est désormais révolue puisque vous allez enfin prendre en main les rênes de votre vie vos réunions !

First things first : quand vous organisez une réunion, demandez-vous si elle est vraiment nécessaire. Parfois, c’est oui, une décision doit être prise ou un problème spécifique résolu. Parfois, c’est non et vous pouvez sereinement oublier cette idée de convoquer la terre entière pour décider si vous devez écrire clé ou clef dans vos publications officielles.

Une réunion, un thème, un objectif

Difficile de mener une réunion efficace quand son ordre du jour est long comme un jour sans gel hydroalcoolique ou que son objectif resté évasif. Pour être efficace, vous devez avoir un objectif tangible et un livrable à l’issue de la réunion : une décision prise et argumentée, des priorités que vous pourrez transmettre, une version validée d’un document interne…

Votre nouveau rôle de facilitateur

Si vous avez décidé de mener la réunion, votre rôle sera de la faciliter et pour bien faciliter une réunion, vous devez :

  • la préparer, l’animer et en faire le compte-rendu (si nécessaire)
  • faire en sorte que votre groupe atteigne l’objectif fixé
  • garder le fil conducteur de la réunion
  • s’assurer que la parole de chacun soit entendu

1h de réunion, 1h de préparation

Eh oui ! Vous allez devoir choisir et préparer vos outils de collecte d’idées, de vote… La panoplie qui s’offre à vous si vous débutez dans l’art de la facilitation est vraiment large. Parmi les supports physiques, vous ne pouvez pas passer à côté du fameux post-it ou du tableau blanc, mais les outils numériques entendent également révolutionner l’exercice de la réunion. Traditionnels ou innovants, gardez bien à l’esprit que ces outils ne sont que des outils et que vous ne pouvez malheureusement pas compter sur eux sans y mettre un peu du vôtre.

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Conviez les bonnes personnes

Celles qui se sentent concernées par l’objectif à réaliser. D’où l’intérêt de se préparer, plutôt que d’opter pour une réunion improvisée. C’est la clé d’une réunion plus efficace (et donc, le plus souvent, plus rapide), mais également d’une réunion plus agréable. C’est assez basique à rappeler, mais sortir d’une réunion trop longue ayant mobilisé des personnes peu motivées n’a rien à voir avec l’agréable sensation d’avoir mené une tâche jusqu’au bout, au sein d’un groupe enthousiaste.

Définissez les règles de votre réunion avant de la lancer

Ce n’est pas nécessaire à chaque réunion, mais ça peut le devenir si vous venez de décider que, désormais, tout allait changer. Vous pourriez de fait avoir besoin d’annoncer que la réunion se déroulera sans téléphone portable ou sans ordinateur ouvert devant soi. Ce sera assimilé à un tremblement de terre ou d’ingérence pour certains, mais quand c’est bien fait, c’est plutôt agréable de faire bouger les choses malgré les réticences. Et vos arguments sont nobles (oui, carrément).

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Rendez compte de la réunion en temps réel et sur un support accessible à tous les participants

En prenant vos notes directement sur un tableau blanc ou en papier, vous créez un document collaboratif sur lequel les participants peuvent rebondir : c’est la garantie de mieux interagir et d’avoir une perception collégiale de ce qui se joue dans la réunion (ce genre d’outil testé et approuvé peut dépanner dans certaines situations).

Pour réussir cette restitution en direct et sous les yeux de vos collaborateurs, le mieux reste de préparer une trame en amont : elle vous servira de cadre rassurant car l’exercice, bien que loin d’être insurmontable, reste exigeant.

Assurez le suivi

On oublie les compte-rendus de réunion exhaustifs et on priorise. Votre prise de note sur le tableau blanc peut être simplement photographiée et complétée d’un résumé qui sera directement lié à votre objectif.

Faites évaluer la réunion

Chez Zapier, les réunions suivent la plupart des bonnes pratiques énoncées ci-dessus avec une contrainte qui paraîtraient insurmontables pour d’autres entreprises (enfin, jusqu’à l’arrivée du Covid-19) : tous les salariés sont en télétravail et évoluent sur différents fuseaux horaires. Le besoin de réunions efficaces est d’autant plus en enjeu dans un contexte comme celui de Zapier, mais aucune raison que vous vous cantonniez à perdre du temps avec vos collègues quand vous pourriez déjà gambader gaiement d’un bureau à un autre pour expliquer comme vous faites pour arriver à une telle productivité de groupe !

Pour continuer à améliorer votre façon de faire, n’hésitez pas à inviter les participants à noter la réunion une fois terminée. Là encore, on va droit au but, on n’a pas besoin d’un retour de 500 mots, mais plutôt d’une note, voire d’un simple code couleur associé à une phrase : « je donne à la réunion une note rouge, parce que je me suis endormi pendant l’intervention de Gabrielle et qu’on n’a pas l’ombre d’un début de solution de comment virer Sébastien« . Dommage pour cette fois !

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