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Frais professionnels et déduction des frais réels : comment payer moins d’impôts en 2019

Chaque contribuable peut déduire ses frais professionnels de son impôt sur le revenu, soit de manière forfaitaire, soit en déclarant leur montant réel. Voici la liste des frais réels existants et comment les calculer, les déclarer et les justifier.

Frais kilométriques, repas, ordinateur, vêtements... Certains frais réels peuvent être déduits de votre déclaration de revenus. (GettyImages/HJBC)

Frais réels ou frais professionnels ?

Tout salarié peut baisser son impôt en déduisant ses frais professionnels. Pour cela, il a deux possibilités : les déduire selon une déduction forfaitaire de 10%, ou les déduire selon le montant réel des frais. Son impôt sur le revenu sera calculé sur le salaire après déduction des frais. Il est donc important de bien comprendre les mécanismes de déduction et choisir la solution la plus avantageuse.

La déduction forfaitaire de 10 % se fait automatiquement

La déduction forfaitaire de 10 % est automatiquement appliquée pour tous les salariés. En effet, le fisc offre cet abattement sur les salaires avant impôt car il considère que tout Français supporte des charges pour aller au travail. Les dépenses professionnelles concernées sont :

  • les frais de déplacement du domicile au lieu de travail,
  • les frais de restauration sur le lieu de travail
  • l’achat de documentation personnelle.

Le montant de la déduction est compris entre 421 euros (sauf si le revenu déclaré est inférieur à cette somme) et 14 157 euros. Pour les demandeurs d’emploi depuis plus d’un an, la déduction est fixée à 924 euros minimum.

Déclarer ses frais réels : les frais concernés

Tout salarié a cependant la possibilité de refuser cette déduction de 10 % et baisser son impôt en déclarant les frais réels qu’il doit supporter dans le cadre de son travail. Cette démarche peut s’avérer plus intéressante en terme d’économies, mais bon nombre de contribuables ne savent pas ce qu’ils ont le droit de déclarer et de déduire.

  • Les transports

Concernant les trajets domicile-travail, leur coût est déductible mais pour un kilométrage limité. Si vous habitez à 40 km ou moins de votre lieu de travail (soit 80 km aller-retour), vous pouvez déclarer l’intégralité du kilométrage dans le calcul de vos frais de transport. Si le trajet entre votre domicile et votre travail dépasse les 40 km, la prise en compte du kilométrage ne s’effectuera que pour les 40 premiers km (sauf cas particulier : éloignement justifié par des difficultés à trouver un nouvel emploi à proximité de l’habitation, précarité ou mobilité de l’emploi exercé, activité professionnelle du conjoint à proximité du domicile commun…)

Quelle que soit la distance entre votre domicile et votre lieu de travail, vous ne pouvez déduire qu’un seul aller-retour par jour, sauf en cas de problèmes personnels de santé, l’existence au domicile de personnes nécessitant votre présence, des horaires de travail atypiques…

Autre poste de dépense qu’il est possible de déduire : les frais d’utilisation de votre véhicule, auto ou moto (dépréciation du véhicule au cours de l’année, frais d’entretien, carburant, réparations, assurance, stationnement…). Vous disposez de deux solutions de calcul : soit vous déduisez vos dépenses réelles, soit vous utilisez les barèmes pour vous aider à calculer vos frais kilométriques.

Par exemple, si vous avez parcouru 80 km aller-retour par jour de travail en 2018 et avez travaillé 228 jours, vous allez donc déclarer une distance de 18 240 km annuels (80 km X 228 j) :

  • pour 3 CV vous obtiendrez 5 830 € : (18 240 X 0,270) + 906
  • pour 4 CV vous obtiendrez 6 444 € : (18 240 X 0,291) + 1136
  • pour 5 CV vous obtiendrez 6 751 € : (18 240 X 0,305) + 1188
  • pour 6 CV vous obtiendrez 7 081 € : (18 240 X 0,32) + 1244
  • pour 7 CV vous obtiendrez 7 435 € : (18 240 X 0,337) + 1288

A ce montant, vous pouvez également ajouter les frais de stationnement (garage, parking), les péages si vous empruntez l’autoroute et les intérêts du prêt au prorata de l’utilisation professionnelle si vous avez acheté la voiture à crédit.

  • Les repas

Normalement les frais de nourriture constituent une dépense d’ordre personnel. Toutefois, les dépenses supplémentaires que doit supporter un salarié, qui ne peut pas prendre ses repas chez lui, rentrent dans le cadre des frais professionnels. Ces frais de repas sont déductibles à condition de les justifier et de conserver les justificatifs (factures, notes, tickets, attestations de l’employeur ou du restaurateur…). Attention ! Cela ne veut pas dire que tout le monde peut déduire ses frais de bouche pour chaque jour ouvré. Il faut remplir certaines conditions :

  • Vos dépenses sont nécessaires à l’exercice de votre profession (déplacement professionnel chez un client ou repas d’affaires par exemple)
  • Vos dépenses sont justifiées par la distance entre votre travail et votre travail qui ne vous permet pas de rentrer le midi.

Concrètement, l’administration fiscale estime à 4,85 euros le prix d’un repas pris à son domicile. Il faut alors déduire cette somme du prix de votre repas. Vous obtiendrez ainsi montant à déclarer aux impôts. Le montant maximal déductible par jour est de 13,95 euros en 2019 (soit 18,80 euros de repas maximum).

Par exemple :

  • sur une dépense de 15 euros, vous pourrez déduire vos frais de repas à hauteur de 15 euros – 4,85 euros = 10,15 euros
  • sur une dépense de 35 euros, les frais déductibles seront de 18,80 euros – 4,85 euros = 13,95 euros

Le montant de 18,80 euros est à appliquer seulement lors d’un déplacement professionnel. Dans le cas où vous n’est pas contraint de prendre votre repas hors de l’entreprise, le montant maximum à déclarer est réduit à 9,20 euros. Si le repas est pris dans les locaux de l’entreprise, il est fixé à 6,60 euros.

Pour ceux qui auraient des tickets restaurant, la participation de l’employeur sera également déduite de la somme dépensée pour votre repas. En d’autres termes, dès lors que vous avez une cantine d’entreprise ou des tickets restaurants, la déduction des repas de vos impôts vous concerne rarement. Dans le cas contraire, vous pourrez ajouter 4,80 euros par jour travaillé au frais kilométrique obtenus précédemment.

  • Le matériel (ordinateur, meuble…)

Certaines personnes travaillant à domicile, à temps plein ou partiel, ont besoin de meubles (bureau, fauteuil, rangement…), de fournitures, de matériel informatique (ordinateur, téléphone portable, logiciel, imprimante…), ou d’outillage spécifique. Toutes ces dépenses sont déductibles l’année de leur acquisition, si leur valeur à l’unité ne dépasse pas les 500 euros. Au-delà de ce prix, vous pouvez déduire une somme correspondant à une annuité d’amortissement calculée par rapport à la durée de vie probable du matériel. Par exemple, on a la possibilité d’amortir le prix d’un ordinateur sur trois ans (1/3 de la valeur chaque année pendant trois ans dans les frais déductibles, le coût des logiciels étant déductible intégralement l’année de leur acquisition).

Enfin, s’il n’est pas possible de calculer une annuité, seule la dépréciation est déductible au lieu du prix d’achat, autrement dit la différence entre le prix d’achat et la valeur de l’objet au 31 décembre. Une logique qui s’applique aussi aux véhicules et gros outillage, pour lesquels vous pouvez également tenir compte de la dépréciation effective que ces biens ont subie dans l’année.

Bien entendu, ces achats doivent être en rapport direct avec la profession et réservés à son usage. Si l’usage n’est pas exclusif (vous utilisez par exemple l’ordinateur autant pour le travail que pour vos tâches personnelles), il faut alors déduire le prorata réservé au professionnel seulement (soit 50% du prix de l’ordinateur ici).

  • Un déménagement

Lorsqu’un nouvel emploi ou une mutation professionnelle vous oblige à déménager, il est possible de déduire des impôts aux frais réels :

  • les dépenses des trajets supportées pour le transport des personnes
  • les dépenses des trajets supportées pour le transport des cartons
  • les paiements effectués auprès d’une société de déménagement.

Le barème kilométrique vous permettra de connaître le montant à déduire et il faut conserver la facture si vous faites appel à une société. En revanche, tous les frais d’équipement et de décoration ne sont pas à déclarer… !

  • Formation : des frais spécifiques à déduire même si vous ne payez pas d’impôt

Le fisc considère que l’on peut déduire les frais de formation si la formation sert à trouver, garder ou améliorer son travail. Vous pourrez ainsi déduire les frais d’inscription, les frais de déplacements, les frais d’impression et d’envoi de documents ainsi que les dépenses auprès d’organismes.

Les frais de stage et de recherche d’emploi suivent le même schéma. Que ce soit l’impression des CV/lettres de motivations, les déplacements en entretien via le barème kilométrique ou les frais téléphoniques/envois de courriers : ils sont tous déductibles dans les frais réels. Une opportunité à saisir même si votre impôt sur le revenu est de 0 €. Vous pourrez baisser votre revenu fiscal de référence ce qui permettra d’alléger votre taxe d’habitation et d’augmenter vos aides sociales (RSA, allocations logements …).

  • Les vêtements

Malheureusement pour tous ceux qui pensaient que l’on pouvait déclarer leurs achats de costumes, cravates, tailleurs et autres notes de pressing, seules certaines professions ont ce privilège d’intégrer leurs frais vestimentaires dans leurs frais réels :

  • Les ouvriers (bleus de travail, chaussures de sécurité…)
  • Les sportifs (collants, justaucorps, chaussons de danse…)
  • Les fonctionnaires (costume officiel des membres de l’université, équipement et tenue des officiers, uniforme des préfets et robe des magistrats…)
  • Les employés de l’hôtellerie-restauration (chemises blanches des maîtres d’hôtel…)
  • Les moniteurs de ski (combinaison,)
  • Autres frais déductibles

La liste des frais déductibles est encore longue, et l’on peut citer dans le désordre :

  • les cotisations syndicales
  • Les frais de mission : toutes les dépenses non remboursées par l’employeur sur un déplacement en congrès (hôtel, kilomètre, repas…)
  • Les frais de procès
  • Les repas et allers-retours supplémentaires pour les professions en astreinte de nuit
  • Les frais de documentation pour certaines professions (revues, journaux…)
À lire également :
Ce qui change au 1er janvier 2019 : salaires, impôts, formation …

Déclarer ses frais réels : très intéressant si vous gagnez moins de 30 000 euros

Les frais réels doivent systématiquement être étudiés si vous avez des revenus modestes. En effet, il est plus facile de dépasser 10 % de 20 000 euros que 10 % de 80 000 euros. Généralement, les contribuables qui perçoivent moins de 30 000 euros sont régulièrement gagnants en choisissant de déclarer leurs frais réels, et ce, même si vous n’êtes pas imposable. Une déduction importante des frais réels baissera automatiquement votre revenu fiscal de référence, ce qui aura un impact positif sur vos aides sociales ou sur d’éventuels abattements (taxe d’habitation…).

2018-2019 : faut-il déclarer ses frais réels avec l’année blanche ?

Année blanche et prélèvement à la source oblige, le traitement fiscal des frais réels sera différent pour la déclaration 2019 des revenus 2018. Il reste toutefois très intéressant de déclarer un maximum de frais réels payés en 2018, même si cela ne va rien changer au niveau de l’impôt sur le revenu pour la majorité des gens. En effet, cela permettra de faire baisser votre revenu fiscal de référence et votre taux de prélèvement à la source de l’impôt qu’on vous prendra en 2019.

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