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Bonne résolution : en 2012, on gère son temps de travail !

Businessman homme d'affaire métis horlogeVous êtes débordé, toujours à jongler entre vos différents dossiers ? Votre expression principale est chronophage et les journées de 12 heures votre lot quotidien ? En 2012, on dit « stop » ! Bonnes résolutions oblige, on change ses méthodes de travail et on apprend à gérer son temps au bureau. Le présentéisme improductif a fait long feu, aujourd’hui on travaille mieux en travaillant moins. Priorisation, organisation… Voici de précieux conseils pour améliorer votre efficacité.

Le principal ennemi du salarié : le mail
Coups de téléphones, sollicitations diverses de vos collègues, réunions imprévues et mails sont autant de freins à une bonne organisation de son temps de travail. L’Observatoire sur la responsabilité sociétale des entreprises (Orse) publiait ainsi fin octobre un guide sur l’usage du mail en entreprise. Et de pointer ses effets contraignants au travail : « perte de temps, sentiment d’urgence, surcharge et accumulation de l’information ».

Rappelez-vous : après chaque consultation d’emails, un salarié met 64 secondes à se reconcentrer. « Il faut supprimer l’alarme de la messagerie et consulter sa boîte lorsqu’on le souhaite et non quand elle clignote », conseille ainsi Laurence Einfalt, coach en organisation personnelle.

On s’organise
C’est donc bien à une véritable discipline qu’il faut se plier. Et surtout s’imposer de la suivre pour ne plus s’entendre répéter « je n’ai pas le temps ». Un mal dont souffrirait nombre de salariés selon le consultant François Gamonnet, auteur de « Savoir mieux gérer votre temps ». Pour lui, certaines maladies empêchent en effet d’avancer dans son travail. La première étant la « Tempsdinite« . Les personnes en souffrant ont du mal à prévoir une durée réaliste pour mener leurs tâches à bien ou encore à prévoir une marge de sécurité pour les imprévus qui ponctuent le travail.

Pour y remédier, « il faut alterner tout au long de la journée entre des tâches courtes et peu compliquées avec des tâches plus complexes et/ou plus longues. C’est un peu comme un millefeuille. De même, il est nécessaire d’avancer sur ses dossiers de fond le matin, quelques minutes avant d’ouvrir sa messagerie », analyse Laurence Einfalt.

On trie
« Dossiers et documents s’entassent jusqu’à remplir l’espace disponible pour leur rangement ». Cette loi, dite de Douglas, est simple à comprendre et à mettre en œuvre : on range ! On trie ses papiers, on classe ses documents, bref, on fait de son bureau un espace propre, claire et agréable à vivre. Chaque chose a sa place ! Autre méthode qui a fait ses preuves : la GTD ou Getting things done. Une formule rendue célèbre par le livre de l’américain David Allen Faire avancer les choses, l’art de la productivité sans stress.

L’une de ses recettes est la « To do list« . Pour l’auteur, il est important de structurer chacun de ses actes en les notant sur une liste. On identifie alors le contexte de l’action, le temps disponible pour la réaliser, l’énergie physique et mentale qu’elle mobilise et sa priorité par rapport à d’autres tâches. On classe également les missions à mener par degré d’urgence. Un dossier « en cours », « à venir », ou encore « urgent », par exemple, permettent de s’y retrouver et d’éviter un sentiment de surcharge. « Cette méthode permet de rester aussi zen que possible malgré une forte quantité d’informations », analyse Laurence Einfalt.

On va à l’essentiel
D’autres lois sur la gestion du temps sont encore aujourd’hui célèbres. Parmi elles, la loi de Pareto. En résumé, « l’essentiel prend 20% du temps, de l’espace… l’accessoire 80% ». En gestion du temps, cela signifie que 20% de travail effectif produisent 80% des résultats réels. D’où l’intérêt de bien savoir organiser et hiérarchiser son travail.

La loi d’Illich permettra, elle, de déculpabiliser. Pour ce penseur autrichien, « au-delà d’un seuil de travail horaire, le temps passé n’est plus efficace ». Cette règle des rendements décroissants est ressentie par chacun d’entre nous intuitivement. Rien ne sert de rester à son bureau des heures sans rien faire. Accordez-vous des pauses stimulantes qui vous permettront de repartir ensuite du bon pied. D’autant que le cerveau humain ne supporterait pas plus de 45 minutes de concentration maximum…

Lectures : « Savoir mieux gérer votre temps de travail », François Gammonet, Editions d’Organisation. « S’organiser pour Réussir : Getting Things Done », Leduc Edition « S’organiser, tout simplement », Laurence Einfalt, Broché édition

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Commentaires
  1. daitem
    22 février 2012 - 17h14

    Et surtout : on évite la procrastination (dont je suis la première visée !). 🙂

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