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En 2020, je mets (enfin) un peu d’ordre dans ma boîte mail

Nous recevons en moyenne 39 mails par jour et en France, nous sommes plus de 22 millions à nous connecter chaque jour à au moins une boîte mail. Ne nous laissons pas dépasser !
Gérer sa boîte mail

Rare image d'une boîte mail au bord du burn-out (GettyImages/Nednapa)

Le blue monday est en approche mais il vous reste quelques jours pour croire en vos bonnes résolutions 2020. Avec un peu d’optimisme, vous pourriez même mettre en place de nouvelles habitudes concernant votre boîte mail. Parce qu’une boîte mail encombrée, c’est mauvais pour la productivité et mauvais pour la planète. Et puis bon, la culture de l’email a bien vécu, non ?

Vous connaissez sans doute l’histoire de ce type qui rentre dans un bar de congés et qui, découvrant sa boîte mail saturée, décide d’effacer tous les messages reçus pendant ses vacances et envoie à ses contacts un mail expliquant ce qu’il vient de faire et invitant ses interlocuteurs à revenir vers lui (selon l’expression consacrée) en cas d’urgence. Résultat : rien à signaler, mais la preuve était faite du peu d’intérêt de s’infliger le traitement de ces 463 mails. Voyons ce qu’on peut faire pour éviter d’en arriver là.

1 – on se désabonne des newsletters sans intérêt

Une évidence dans la théorie, mais dans la pratique, nous sommes encore nombreux à recevoir des mails dont l’intérêt se situe entre la notification de quelque chose que nous savions déjà (Machin a commenté une publication Facebook) et une alerte Google sur un sujet qui concerne un client avec qui vous ne travaillez plus depuis 2017.

En 2020, on réagit et on prend le taureau par les cornes : on désactive les notifications, on se désabonne des newsletters et des alertes Google, on envoie une demande de désinscription aux listes de diffusion peu pertinentes. Certaines actions sont à faire à la main, d’autres réalisables par des outils qui permettent de le faire de manière plus massive (Cleanfox, par exemple).

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2 – on change sa façon de fonctionner

C’est bien beau de faire du tri mais si vous continuez à envoyer des mails à la terre entière pour tout et n’importe quoi, votre séance de nettoyage ne sera pas durable. Avant d’appuyer sur « envoyer », demandez-vous si ce mail est nécessaire, si l’info ne pourrait pas être transmise par un autre moyen de communication (messagerie interne de type Slack, fax ou pigeon voyageur) et si toutes les personnes que vous avez ajoutées en destinataires ont vraiment un intérêt à recevoir ce mail.

Dans le cas d’un document important, vous pourriez par exemple le mettre vous-même sur un espace de stockage partagé et envoyer un message via Slack pour dire que vous venez de le déposer et ce que vous attendez que votre équipe en fasse. A chacun ensuite de transformer votre message en to do de la manière qui lui correspond le mieux, avec un post-it sur le bureau ou une carte sur Trello.

3 – on cale une plage horaire destinée au traitement des mails

Rien de pire pour la productivité que d’interrompre une tâche pour traiter un mail qui, dans 99% des cas, aurait pu attendre. Si vous recevez des notifications qui vous annoncent un nouveau mail dans la boîte, désactivez-les et fixez-vous des créneaux fixes pour traiter vos mails. En fonction de votre métier et du volume reçu, vous choisirez d’en fixer un ou plusieurs, aux moments les plus adaptés de votre emploi du temps.

4 – on ne multiplie plus les réponses

Dans la mesure du possible, évitez les mails qui ne contiennent pas d’infos tangibles. Si on vous demande de réaliser une tâche, mieux vaut répondre que « c’est fait » plutôt que « ok, bien reçu, je m’en occupe » dans un premier temps, puis « c’est fait » dans un deuxième.

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5 – on propage la bonne parole

Une fois que vous aurez mis en place la routine qui vous convient, vous devrez peut-être éduquer les personnes avec qui vous échangez ou a minima, leur faire accepter votre manière de fonctionner tout en leur montrant que c’est efficace et que vous êtes présent et réactif, même si votre réponse n’arrive pas dans la minute.

Vous voilà avec une base saine pour entamer 2020 sur les chapeaux de roue, au moins pour quelques jours ! Sachant qu’une nouvelle habitude se prend en 21 jours, la durée minimum annoncée par Maxwell Martz dans son ouvrage Psycho-Cybernetics. Cette durée est controversée par un tas d’autres études mais d’abord, elle est motivante car assez courte et ensuite, comment ne pas vouloir donner raison à un type qui a appelé son livre Psycho-Cybernetics ? Bonne année psycho-cybernétique à tous !

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